Soweit die Nutzung des Internet und/oder des betrieblichen E-Mail-Postfachs ausschließlich zu betrieblichen Zwecken erlaubt ist, richtet sich die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von anfallenden personenbezogenen Daten nach dem Bundesdatenschutzgesetz (§ 26 BDSG).
Werden private E-Mails verarbeitet, weil ihr privater Charakter nicht erkannt wurde, ist dies zu beenden, sobald der Irrtum erkannt wird. Es empfiehlt sich, Beschäftigte zu verpflichten, für dienstliche und private E-Mails getrennte Konten zu nutzen („Container-Lösung“) oder die private Nutzung zu untersagen. Das BAG hat entschieden, dass die vorübergehende Speicherung und stichprobenartige Durchsicht der Verlaufsdaten eines Internetbrowsers zulässig sein kann, um die Einhaltung eines vom Arbeitgeber aufgestellten kompletten Verbots oder einer Beschränkung der Privatnutzung von IT-Einrichtungen zu verwirklichen.
Private Nutzung zugelassen
Wenn der Arbeitgeber den Beschäftigten auch die private Nutzung von Internet und/oder des betrieblichen E-Mail-Postfaches erlaubt, ist zusätzlich das Telekommunikation-Telemedien-Datenschutz-Gesetz (TTDSG) zu beachten.
Die ausdrückliche Nennung in § 3 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG von Anbietern von ganz oder teilweise geschäftsmäßig angebotenen TK-Diensten und in Nr. 4 Betreiber von TK-Anlagen, mit denen geschäftsmäßig TK-Dienste erbracht werden, als Verpflichtete des Fernmeldegeheimnisses, geht auf die Umsetzung von Art. 5 Abs. 1 der ePrivacy‑Richtlinie zurück. Der Gesetzgeber war der Auffassung, dass der Verpflichtetenkreis erweitert werden müsse, damit sich der Anwendungsbereich des Fernmeldegeheimnis weiterhin auf Betreiber nicht-öffentlicher TK-Netze und Erbringer nicht-öffentlich zugänglicher TK-Dienste erstrecke. Hierdurch soll gewährleistet werden, dass wie bisher schon Anbieter geschlossener Benutzergruppen und Hotel- und Cafébetriebe auch Arbeitgeber, die Arbeitnehmern die private Nutzung der betrieblichen TK-Mittel gestatten, das Fernmeldegeheimnis zu wahren haben. Diese Auffassung ist allerdings trotz des klaren Wortlauts des TTDSG nach wie vor umstritten und wurde bisher nicht höchstrichterlich entschieden. Deshalb liegt die Lösung in klaren Bedingungen zur Nutzung der Kommunikationssysteme zu privaten Zwecken, am besten mittels einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung.
Die Datenschutzkonferenz hat ausführliche Handlungsempfehlungen zum Umgang mit E-Mail und Internet am Arbeitsplatz inklusive einer Musterbetriebsvereinbarung herausgegeben. Für die Kontrolle gelten komplexe Anforderungen. Bei der Erfassung und der Kontrolle von Daten im Zusammenhang mit E-Mails, die von Beschäftigten versandt und empfangen werden, sowie bei der Nutzung des Internet durch Beschäftigte ist im Wesentlichen zwischen einer ausschließlich dienstlichen und einer erlaubten privaten Nutzung zu unterscheiden.
Ausschließlich betriebliche Nutzung
Der Arbeitgeber darf die Verkehrsdaten und den Inhalt dienstlicher E-Mails grundsätzlich verarbeiten, weil sie nur ihn und seine Tätigkeit betreffen und er auch verpflichtet sein kann, sie zu archivieren (§ 147 AO, § 257 HGB).
Unverhältnismäßig ist aber eine Verarbeitung, die eine lückenlose Überwachung des Beschäftigten bewirkt.
Der Arbeitgeber darf darüber hinaus aber keine Einsicht in den Inhalt (einschließlich der Betreffzeile) (erkennbar) privater E-Mails nehmen, auch dann nicht, wenn die private Nutzung von E-Mail-Systemen im Beschäftigungsverhältnis verboten ist.
Bei E-Mails, deren Inhalt privater und/oder dienstlicher Natur sein kann, sollten aber zunächst nur die Verkehrsdaten eingesehen werden. Deuten diese auf eine dienstliche E-Mail hin, darf der Inhalt der E-Mail eingesehen werden.
Literatur
Arnold/Günther: Arbeitsrecht 4.0, 2. Auflage, München 2022
Byers: Mitarbeiterkontrollen, 2. Auflage, München 2021
Taeger/Gabel (Hrsg.): Kommentar DSGVO – BDSG – TTDSG, 4. Auflage, Frankfurt am Main 2022
Quellen
Bundesarbeitsgericht Urteil vom 27.7.2017, Az.: 2 AZR 681/16
Datenschutzkonferenz, Orientierungshilfe der Datenschutzaufsichtsbehörden zur datenschutzgerechten Nutzung von E-Mail und anderen Internetdiensten am Arbeitsplatz, Januar 2016
LAG Hessen, Urt. v. 21.9.2018 – 10 Sa 601/18