Grundsätzlich haben die Datenschutzaufsichtsbehörden die Aufgabe, die Einhaltung der Gesetze zum Datenschutz zu kontrollieren und bei Nichteinhaltung mit entsprechenden Sanktionen zu reagieren.
Im Themenfeld Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses gibt es wenig Eingaben oder Beschwerden:
E-Mail-Account nach dem Ausscheiden
Bei einem Unternehmen sind in kürzester Zeit drei Beschäftigte ausgeschieden. Deren personalisierte E-Mail-Accounts wurden auch einige Zeit danach nicht von der Geschäftsführung gelöscht, sondern durchfilzt. Problematisch war, dass die Mitarbeiter ihre E-Mail-Accounts auch zu privaten Zwecken nutzten. Zwar fehlten Regelungen, die eine private Nutzung untersagten, aber eine etablierte betriebliche Übung hatte für Gegenteiliges gesorgt. Das Unternehmen ist in diesem Fall nämlich als Dienstanbieter im Sinne des TKG bzw. TMG anzusehen und dem Fernmeldegeheimnis unterworfen. Der Zugriff auf die E-Mail-Accounts der Mitarbeiter ist somit unzulässig. (Ratgeber Beschäftigtendatenschutz – Landesbeauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit, Baden-Württemberg)
Grundsätzlich gilt:
Wie lange personenbezogene Daten (meist in Dokumenten oder Akten) aufzubewahren sind, bevor eine Löschung vorgenommen werden kann, ist abhängig von deren Inhalt und Zweck. Für Unterlagen, die für die Besteuerung des Unternehmens relevant sind, geben die steuerrechtlichen Vorschriften eine Aufbewahrungszeit von sechs oder zehn Jahren vor (vgl. § 147 Abgabenordnung oder auch § 257 Handelsgesetzbuch). Arbeitszeitnachweise sind zwei bzw. drei Jahre aufzubewahren, damit die Einhaltung von Arbeitszeitregelungen nachgewiesen werden kann. Auch besteht die Möglichkeit, dass nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses weitere Ansprüche geltend gemacht werden, z.B. die Ausbezahlung von Urlaub und Überstunden an den Arbeitnehmer oder die Herausgabe eines dienstlichen Laptops an den Arbeitgeber. Nach § 195 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) verjähren solche Ansprüche grundsätzlich nach drei Jahren. Dabei beginnt gemäß § 199 BGB die Frist erst mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. (Ratgeber Beschäftigtendatenschutz – Landesbeauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit, Baden-Württemberg)
Einwilligung als Rechtsgrundlage für die Verwendung der Bilder
Je nach dem, auf welcher Basis die Einwilligung für die Verwendung von Bildern der Beschäftigten gestützt wird, ergeben sich unterschiedliche Rechtsfolgen:
„Wäre hier also das Kunsturhebergesetz maßgeblich, könnte die öffentliche Stelle die Bilder ihrer Beschäftigten grundsätzlich auch dann weiterverwenden, wenn diese – etwa anlässlich der Beendigung ihres Beschäftigungsverhältnisses – ihre Einwilligung widerrufen. Nach allgemeinem Datenschutzrecht ist die Einwilligung dagegen frei widerruflich (vgl. Art. 7 Abs. 3 DSGVO)“. (29. Tätigkeitsbericht des bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz, 2019)
Auskunft an Beamte und Beamtinnen (Art. 107 BayBG)
Gemäß Art. 15 Abs. 1 DSGVO hat die betroffene Person unter anderem ein Auskunftsrecht, welche ihrer personenbezogenen Daten ein Verantwortlicher verarbeitet.
Art. 107 BayBG – Auskunft an Beamte und Beamtinnen
- Während und nach Beendigung des Beamtenverhältnisses können Beamte und Beamtinnen Auskunft aus ihrer Personalakte und aus anderen Akten, die personenbezogene Daten über sie enthalten und für das Dienstverhältnis verarbeitet werden, in Form der Einsichtnahme verlangen.
(28. Tätigkeitsbericht des bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz, 2017/2018)
Betriebsinterne WhatsApp-Gruppe – Veröffentlichung von Kündigungsschreiben
Das Arbeitsverhältnis eines Beschwerdeführers wurde fristlos gekündigt. Die Kündigung wurde öffentlich, weil das Kündigungsschreiben vom Geschäftsführer fotografiert und in einem WhatsApp-Gruppen-Chat des Unternehmens, der zur Koordination genutzt wird, für alle Beschäftigten sichtbar publiziert wurde. Dem Kündigungsschreiben war zu entnehmen, dass dem Beschwerdeführer ein Darlehen vom Unternehmen gewährt wurde, um private Zahlungsverpflichtungen auszugleichen. Das Unternehmen teilte uns auf Anfrage mit, der Geschäftsführer habe das Kündigungsschreiben versehentlich in die WhatsApp-Gruppe eingestellt.
Der Einsatz von WhatsApp im Beschäftigungsverhältnis birgt erhebliche Risiken für das Persönlichkeitsrecht der Beschäftigten und ist daher regelmäßig unzulässig. (Jahresbericht 2019 der Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit)
Ausscheiden aus dem Dienst: An die große Glocke?
Die Auskunft einer personalverwaltenden Stelle an eine Zeitung oder ein anderes Medium zum Zweck der Veröffentlichung von Personaldaten, insbesondere zur Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses wäre nur mit einer von Freiwilligkeit geprägten Einwilligung des Betroffenen zulässig. (12. Tätigkeitsbericht zum Datenschutz: Öffentlicher Bereich des Thüringer Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, 2017)